شعبة الشؤون الادارية

شعبة الشؤون الادارية

• الهدف

متابعة شؤون المركز الادارية وتوضيح الاجراءات المتبعة في توضيح وتنفيذ العملية الادارية بما يخدم المركز والاجابة على الكتب الصادرة من شعبة الشؤون الادارية  في الجامعة.

• نطاق العمل

يشمل نطاق العمل كل ما يتعلق من متابعة شؤون المركز الادارية/مركز دراسات المرأة من استلام البريد الوارد للمركز الى السيدة مديرة المركز ومن ثم تنفيذ والتوزيع على باقي الوحدات وحسب العائدية والاجابة على الكتب الواردة الى شعبة الشؤون الادارية  في المركز ومتابعتها

• التعاريف

ت	المصطلح	التعريف
1	الوزارة	وزارة التعليم العالي والبحث العلمي
2	الجامعة	جامعة بغداد
3	المراكز	مركز دراسات المرأة
4	الشعبة	شعبة الشؤون الادارية
5	الحفظ	الفترة الزمنية المحددة للاحتفاظ بسجلات الشؤون الادارية بعد الانتهاء من توقيعها

 

• المسؤوليات

ت	الجهة	المسؤولية
1	مسؤولة شعبة الشؤون الادارية	هي المسؤولة الرئيسية عن الكتب الصادرة من الشعبة
2	وحدة الموارد البشرية	هي المسؤولة عن الملاك في المركز
3	وحدة المخازن	هي المسؤولة عن المواد المخزنية
4	وحدة الاستعلامات والحرس الجامعي	هي المسؤولة عن الامن في المركز
5	وحدة الصيانة والخدمات	هي المسؤولة عن الصيانة والخدمات في المركز
6	باقي الشعب والوحدات	مسؤولة عن تقديم الكتب التابعة لها للمتابعة .

• طريقة العمل

• يتم استلام الكتب الواردة من الجامعة والتي تخص المركز وتقديمها للسيدة مديرة المركز للاطلاع على الكتب وتوزيعها كلا حسب العائدية

• يتم استلام الكتب من السيدة المديرة وايعاز للصادر والوارد لاعطاء رقم وارد ومن ثم التوزيع للتنفيذ وحسب العائدية للاقسام والشعب والوحدات لتنفيذها والاجابة عليها .

• الاجابة ونتفيذ واجراء العمل على الكتب الخاصة بالشؤون الادارية من ملاك وتقاعد وكتب العلاوات والترفيعات الخاصة بالمنتسبين والاجازات وكل ما يتعلق بالعمل الاداري.

• استلام الكتب الصادرة من كافة الشعب والوحدات ومتابعتها من حيث التنفيذ والاجابة ومن ثم الصادر ثم التسجيل بسجل السجل الخارجي

• ولحين وصولها الى الجامعة لبريد الجامعة بيد المعتمد.

• متابعة الوحدات المرتبطة بالشعبة الادارية وهي وحدة القلم السري وحدة الحفظ العام وحدة الصيانة والخدمات وحدة المتابعة والوقوف على مايترتب من اعمال على عاتق هذه الوحدات وانجاز العمل بما يخدم مصلحة المركز.

• وحدة التقاعد : يتم تبليغ الجامعة باسماء بالغي السن القانونية وحسب قرار تثبيت العمر

• يتم اصدار الامر الجامعي بالاحالة على التقاعد ومن ثم سحب الاستمارة الالكترونية وتوقيعها من السيد المساعد الاداري ومن ثم ارسالها مع دفتر الخدمة بعد ملئه بالمعلومات الخاصة بالمحال على التقاعد وارساله مع دفتر الخدمة بعد ملئه بالمعلومات الخاصة بالمحال على التقاعد وارساله الى هيئة التقاعد الوطنية

• تنظيم الاجازات المتراكمة الخاصة بالمحال على التقاعد وارساله الى الى الجهة المالية بعد تنظيم خلاصة الخدمة الخاصة بالمحال ومن ثم يتم صرف المبلغ الكلي للمحال

• وحدة الملاك : يتم ارسال تحديث البيانات بالنسبة لملاك المركز لمنتسبين المركز كافة كل 6 اشهر من حيث نقل خدمات او التنسيب من والى المركز وتدوين كافة البيانات المتعلقة بهم

• تم تنصيب برنامج  HR من قبل قسم الشؤون الادارية بجامعتنا حيث يتم تحديث البيانات وارسالها مباشرة على الاون لاين

• المرفقات والمعززات

• جداول

• استمارات

• CD

• حفظ الوثائق

–    سجل الوارد

–    سجل الصادر

–    سجل البريد الخارجي

–    سجل البريد الداخلي

–    بوكس فايل يتم فيه الحفظ العام بكل ما ذكر اعلاه

 

يتم الاحتفاظ بالكتب الرسمية الصادرة والواردة الكترونيا من خلال اخذ سكانر للكتب والاحتفاظ بها على القرص

 

 

• سجل الاصدار ( التعديلات )

يتم تصحيح المعلومات في الجداول والاستمارات اذا كانت خاطئة.